Contabilidade para comércio e varejo: estoque, ICMS e margem

A contabilidade para comércio e varejo gira em torno de três eixos que se conectam: o controle de estoque, a apuração correta do ICMS com substituição tributária e a leitura da margem por categoria de produto. Quem vende mercadoria precisa saber quanto custa cada item que sai da prateleira, quanto de imposto já foi pago na cadeia e qual produto realmente dá lucro. Este guia é para donos de lojas, atacados e redes de varejo do Mato Grosso que querem decidir com número real. As regras citadas dependem do regime, do produto e do estado.

Como o comércio ganha dinheiro e por que a contabilidade muda

O modelo de receita do comércio é a revenda de mercadoria. A empresa compra um produto de um fornecedor, guarda no estoque e vende por um preço maior. A diferença entre esses dois valores, depois de descontar impostos e despesas, é o que sustenta o negócio. Parece simples, mas é justamente aí que mora a dificuldade contábil do varejo.

Hoje a mesma loja vende por vários canais ao mesmo tempo. Balcão físico, cartão, PIX, marketplace, loja virtual própria e vendas por aplicativo. Cada canal tem uma forma de receber, um prazo de repasse e, muitas vezes, uma taxa diferente. Uma venda registrada no dia não é dinheiro na conta no mesmo dia, e essa distância entre faturar e receber é uma das maiores causas de aperto de caixa no comércio.

Por isso a contabilidade de uma empresa que vende mercadoria não pode ser tratada como a de um prestador de serviços. Ela precisa acompanhar entrada e saída de produtos, calcular o custo real de cada venda e separar o que é faturamento do que já entrou em caixa. Esse conjunto de necessidades é o que a VGR organiza nas soluções para comércio e varejo, e cada parte dele aparece nos tópicos a seguir.

Documentos e obrigações fiscais do varejo

O comércio trabalha com um fluxo alto de documentos fiscais, e cada um tem uma função. Emitir errado ou deixar de emitir gera multa e, com o tempo, distorce o estoque e o resultado contábil.

NF-e, a nota fiscal eletrônica: usada nas compras de fornecedores e nas vendas para outras empresas. É ela que registra a entrada de mercadoria no estoque e o imposto envolvido.
NFC-e, a nota fiscal de consumidor: emitida na venda direta ao consumidor final, no balcão da loja, substituindo o antigo cupom fiscal em boa parte das operações.
NCM e CST: o NCM é o código que classifica cada mercadoria e define a tributação; o CST informa a situação do produto diante do ICMS. Cadastro errado nesses campos é a origem de grande parte dos problemas fiscais do varejo.
SPED e escrituração de estoque: as informações de compra, venda e estoque são transmitidas ao fisco por arquivos digitais, e o estoque escriturado precisa bater com o estoque real da loja.

Manter esses documentos coerentes é trabalho de rotina, não uma tarefa que se faz uma vez ao ano. Cada nota de compra alimenta o estoque, cada nota de venda o reduz, e a apuração mensal do imposto nasce desse movimento. Quando um desses elos falha, o erro se propaga em silêncio até aparecer na fiscalização ou no fechamento do balanço. O tratamento fiscal dessas notas e das apurações mensais é o que a VGR conduz no serviço de contabilidade fiscal e tributária, que existe para que a empresa não descubra um erro de cadastro só quando chega a notificação.

ICMS e substituição tributária no comércio de MT

O ICMS é o imposto estadual que incide sobre a circulação de mercadoria, e é o tributo central da vida de quem vende produto. Em Mato Grosso, a alíquota interna geral do ICMS é de 17%, segundo a legislação da Secretaria de Estado de Fazenda, e varia para determinados produtos conforme a norma aplicável.

Boa parte das mercadorias no varejo é vendida sob substituição tributária, a chamada ST. A SEFAZ-MT descreve a substituição tributária como a forma de arrecadação em que se atribui a um contribuinte a responsabilidade pelo pagamento do imposto devido nas etapas seguintes da cadeia. Na prática, o imposto de toda a cadeia costuma ser recolhido antes, geralmente pela indústria ou pelo distribuidor, que é o contribuinte substituto. A loja que revende é a contribuinte substituída.

Para calcular quanto de ICMS-ST recolher antecipadamente, o cálculo usa a Margem de Valor Agregado, a MVA, que é uma margem presumida de quanto o produto deve aumentar de preço até chegar ao consumidor. O ponto que confunde muito lojista é este: quando a mercadoria já veio com ICMS-ST pago, a loja não destaca ICMS de novo na venda ao consumidor. Tratar como tributada uma mercadoria que já teve ST recolhida, ou o contrário, gera pagamento a mais ou passivo com o fisco. Para entender como o ICMS conversa com o regime da empresa, ajuda o guia sobre Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real.

Estoque, CMV e o custo real da mercadoria

No varejo, o maior custo quase nunca é a folha ou o aluguel. É a mercadoria. Por isso o indicador contábil mais importante do comércio é o CMV, o Custo da Mercadoria Vendida, que representa quanto custou o produto que de fato saiu da loja no período.

O cálculo do CMV parte do estoque inicial, soma as compras do período e subtrai o estoque final. O resultado é o custo daquilo que foi vendido. Se esse número está errado, a margem está errada e o lucro que aparece no relatório é ilusório. E o CMV só fica confiável quando o estoque contábil bate com o físico, o que exige controle de entradas, saídas, perdas, quebras e devoluções.

Além do custo de compra, o custo real do produto inclui frete, seguro e a parcela de imposto que não gera crédito. Uma mercadoria comprada por um valor pode ter custo final bem diferente depois desses acréscimos. Ignorar isso na formação de preço faz a loja vender achando que ganha, quando na verdade perde. Estruturar esse custeio e ligar o estoque ao resultado é uma entrega típica da controladoria, que transforma o movimento da loja em informação de decisão.

Margem por categoria e giro: os indicadores que sustentam a decisão

Olhar só o faturamento total esconde o que importa. Duas lojas com a mesma venda mensal podem ter lucros completamente diferentes, e a explicação está na margem e no giro de cada categoria de produto.

Margem por categoria: é quanto sobra em cada grupo de produtos depois de descontar custo e impostos. Ela mostra onde o negócio realmente ganha e onde apenas movimenta dinheiro sem resultado.
Giro de estoque: mede quantas vezes o estoque foi vendido e reposto no período. Giro alto significa dinheiro voltando rápido; giro baixo significa capital parado na prateleira.
Margem versus giro: um produto de margem baixa pode ser excelente se girar muito, e um produto de margem alta pode ser ruim se ficar meses parado. A decisão de compra e de mix depende de olhar os dois juntos.

Esses indicadores só existem quando estoque, custo e venda estão registrados de forma organizada. É a leitura conjunta deles que permite decidir o que comprar mais, o que promover e o que tirar de linha. Esse acompanhamento de indicadores é a função central da controladoria, e é o que separa a loja que decide por número da que decide por sensação.

Folha de pagamento no varejo: comissão, hora extra e picos de venda

A folha do comércio tem características próprias que a diferenciam de outros setores. A remuneração raramente é só o salário fixo. Boa parte das equipes de venda trabalha com comissão sobre o que vende, e isso precisa entrar na folha e na base de cálculo de férias, décimo terceiro e encargos, não pode ser tratado como pagamento por fora.

O varejo também vive de picos. Datas como fim de ano, dia das mães e liquidações concentram vendas e exigem mais horas de trabalho, o que gera hora extra e, muitas vezes, contratação temporária. Cada uma dessas situações tem regra trabalhista específica de jornada, adicional e registro. Tratar isso sem controle é acumular passivo trabalhista silencioso.

Organizar comissão, hora extra, escala e contratação de reforço no pico faz parte da rotina de departamento pessoal aplicada ao comércio. Quando bem conduzida, ela mantém a loja preparada para vender mais nas datas fortes sem transformar o esforço extra em risco na Justiça do Trabalho.

Erros de cadastro e emissão que geram autuação

No comércio, o erro mais caro não costuma ser de falta de venda. É de cadastro. Como cada produto carrega um código de classificação e uma situação tributária, um cadastro errado se repete em toda venda daquele item, multiplicando o problema.

NCM incorreto: classificar a mercadoria no código errado muda a tributação e pode levar a pagar imposto a mais ou a menos, os dois com risco de autuação.
ST aplicada de forma errada: destacar ICMS em produto que já teve substituição tributária recolhida, ou deixar de recolher quando devido, é uma das falhas mais comuns e mais fiscalizadas.
Estoque que não bate: diferença entre o estoque escriturado e o físico chama atenção do fisco e pode ser interpretada como venda sem nota ou compra irregular.

A prevenção desses erros passa por manter o cadastro de produtos revisado e a apuração fiscal conferida mês a mês, em vez de descobrir o problema quando o volume já é grande. É esse acompanhamento contínuo que a contabilidade fiscal e tributária entrega ao comércio, reduzindo a chance de que uma falha de cadastro vire uma dívida.

Reforma Tributária: o que muda para o comércio e o varejo

A Reforma Tributária vai substituir tributos sobre consumo por dois novos: a CBS, federal, e o IBS, estadual e municipal. Para o comércio, que hoje convive de perto com ICMS e substituição tributária, essa mudança mexe direto no cálculo de preço e de margem.

A Lei Complementar 214, de 16 de janeiro de 2025, instituiu o novo modelo. O ano de 2026 é de fase de testes, com alíquotas simbólicas de 0,9% para a CBS e 0,1% para o IBS incidindo sobre as operações, já exigindo campos próprios na nota fiscal eletrônica. As empresas do Simples Nacional só entram no novo modelo em 2027. A transição segue de forma gradual e a substituição integral do ICMS, do ISS e do PIS/Cofins pelos novos tributos está prevista para 2033.

O varejo trabalha com margens estreitas, então recalcular preço com precisão durante a transição é questão de rentabilidade. Durante anos, a loja vai conviver com dois sistemas ao mesmo tempo, o atual e o novo, cada um com sua regra de crédito e de destaque. Preparar o cadastro de produtos e o sistema para essa convivência agora evita ajuste às pressas quando a cobrança efetiva começar.

Como a VGR organiza a contabilidade do comércio

Os temas deste guia, estoque, ICMS, substituição tributária, CMV, margem, folha e Reforma, não são assuntos separados. Eles formam um único circuito, e a contabilidade do comércio só funciona quando trata esse circuito de forma integrada. Por isso um escritório contábil em Sorriso que atende o comércio precisa olhar estoque, imposto e margem no mesmo fechamento. É dentro da contabilidade empresarial que esse circuito vira um fechamento único, com estoque e margem conferidos juntos.

Contabilidade fiscal e tributária: apuração de ICMS e ST, revisão de NCM e CST e escrituração do estoque, para que o cadastro e as notas sustentem a operação sem gerar passivo.
Controladoria: cálculo de CMV, leitura de margem por categoria e giro de estoque, transformando o movimento da loja em decisão de compra e de preço.
Departamento pessoal: tratamento de comissão, hora extra e reforço nos picos de venda dentro das regras trabalhistas.

Para ver como esses assuntos se conectam com outros segmentos e temas, vale explorar o blog de contabilidade por segmento. Se a sua loja quer parar de decidir no escuro e passar a enxergar custo, imposto e margem com clareza, o próximo passo é conhecer as soluções para comércio e varejo da VGR e organizar essas contas com quem acompanha o setor de perto.

Perguntas frequentes

O que é substituição tributária no comércio?

Substituição tributária, ou ICMS-ST, é o modelo em que o imposto de toda a cadeia é recolhido antecipadamente, em geral pela indústria ou distribuidor, que é o contribuinte substituto. A loja que revende é a substituída e, nesse caso, não destaca ICMS de novo na venda ao consumidor. A SEFAZ-MT define a ST como a atribuição, a um contribuinte, da responsabilidade pelo imposto devido nas etapas seguintes.

Como se calcula o CMV de uma loja?

O Custo da Mercadoria Vendida parte do estoque inicial, soma as compras do período e subtrai o estoque final. O resultado é o custo daquilo que realmente foi vendido. O CMV só fica confiável quando o estoque contábil bate com o físico e quando o custo inclui frete e a parcela de imposto que não gera crédito. Sem CMV correto, a margem e o lucro do relatório ficam distorcidos.

Qual a alíquota interna de ICMS em Mato Grosso?

Segundo a legislação da SEFAZ-MT, a alíquota interna geral do ICMS em Mato Grosso é de 17%, com percentuais diferentes para determinados produtos conforme a norma aplicável. Muitas mercadorias do varejo, porém, são vendidas sob substituição tributária, situação em que o imposto já foi recolhido antes na cadeia. O regime tributário da empresa também influencia como o ICMS é apurado.

O que muda para o varejo com a Reforma Tributária?

A Reforma substitui tributos sobre consumo pela CBS e pelo IBS. Em 2026 há fase de testes com alíquotas de 0,9% para a CBS e 0,1% para o IBS, conforme a Lei Complementar 214 de 2025, e as empresas do Simples Nacional entram no modelo em 2027. A substituição integral de ICMS, ISS e PIS/Cofins está prevista para 2033. Como o varejo tem margem estreita, recalcular preço com precisão durante a transição é essencial.

Por que a margem por categoria importa mais que o faturamento?

Porque duas lojas com o mesmo faturamento podem ter lucros muito diferentes. A margem por categoria mostra quanto sobra em cada grupo de produtos depois de custo e impostos, e o giro mostra a velocidade com que o estoque se transforma em dinheiro. Um produto de margem baixa pode ser ótimo se girar muito. Decidir compra e mix exige olhar margem e giro juntos, não apenas a venda total.

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Fontes oficiais

Receita Federal, SEFAZ-MT, Planalto

Material informativo, não substitui a análise do seu caso. Atualizado em 18 de outubro de 2026. Revisão técnica de Vagner Aparecido Florentino em 20 de julho de 2026.

Aplicando isso na sua empresa

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