Contabilidade atrasada: por onde começar a colocar em dia

Comece pelo mapa do atraso: os meses sem lançamento, as declarações que não foram entregues e qualquer débito ou intimação já em aberto. Com esse mapa, trate primeiro o que tem prazo correndo e depois reconstrua os períodos antigos, do mais velho para o mais novo. Separe extratos, notas e guias de todo o período parado.

O que a lei pede de escrituração

O artigo 1.179 do Código Civil obriga o empresário e a sociedade empresária a manter um sistema de contabilidade com escrituração uniforme dos livros, ligada à documentação, e a levantar todo ano o balanço patrimonial e o de resultado econômico. Só o pequeno empresário de que trata o artigo 970 fica de fora dessa obrigação. Para a sociedade limitada, o artigo 1.065 pede, no encerramento de cada exercício, o inventário, o balanço patrimonial e o balanço de resultado.

Há ainda o dever de guarda: pelo parágrafo único do artigo 195 do Código Tributário Nacional, livros e comprovantes ficam guardados até prescreverem os créditos tributários ligados a eles. O atraso não dispensa ninguém disso, apenas deixa a tarefa mais pesada.

Por que o atraso custa caro em Sorriso

Em Sorriso a rotina administrativa tem um adversário previsível, que é a safra. Entre o plantio da soja e a colheita do milho safrinha, todo mundo vai para a operação, e o que era mensal vira trimestral sem que ninguém tenha decidido isso. O atraso aparece quando a empresa mais precisa de número: no pedido de financiamento de um armazém ou de um caminhão, na renovação do custeio, na entrada de um sócio ou na distribuição de lucro que precisa de balanço para ser comprovada.

Quanto mais tempo passa, mais difícil fica reunir documentos antigos e mais trabalhoso fica reconstruir cada mês. O texto sobre a contabilidade atrasada há meses mostra quem decide o quê nesse processo.

Roteiro para colocar em dia

• Faça o diagnóstico: meses sem escrituração, obrigações pendentes, débitos e intimações abertas.
• Resolva antes o que está vencendo: intimação aberta e declaração com prazo nos próximos dias vêm na frente de tudo.
• Reúna os documentos: extratos bancários, notas de entrada e saída, romaneios, folha e guias pagas.
• Reconstrua os períodos: do mais antigo ao mais recente, conciliando cada mês com os extratos.
• Transmita o que ficou para trás: cada declaração e escrituração em atraso, já com a multa que for devida.
• Mantenha a rotina: fechamento todo mês, inclusive na safra, para o atraso não voltar.

Esse roteiro é o centro da regularização de empresa, que começa sempre pelo diagnóstico do que está pendente.

O que acontece se o atraso continuar

Declaração fora do prazo tem multa própria, ainda que o imposto esteja pago. A DCTF é um exemplo: pelo artigo 7º, inciso II, da Lei 10.426/2002, a multa é de 2% por mês-calendário ou fração sobre os tributos declarados, com teto de 20%. Se a Receita Federal iniciar fiscalização antes da regularização, perde-se a denúncia espontânea, pelo artigo 138 do Código Tributário Nacional.

Erros comuns e documentos para separar

• Lançar sem bater com o banco: escrituração que não fecha com o extrato só troca um problema por outro.
• Olhar só para trás: enquanto o passado é refeito, o mês corrente também tem prazo e gera multa se escapar.
• Jogar papel fora: nota e comprovante antigos continuam obrigatórios até a prescrição.
• Documentos: extratos de todas as contas, notas emitidas e recebidas, folha, guias pagas, recibos das declarações já transmitidas e o contrato social.

Reconstruir um período sem todos os documentos

É comum faltar parte da papelada. O ponto de partida costuma ser o extrato do banco, que mostra cada real que entrou e saiu, e a partir de cada linha se procura a nota ou o comprovante correspondente. Notas emitidas e recebidas podem ser recuperadas nos ambientes eletrônicos dos órgãos, e guias pagas aparecem nos sistemas da Receita Federal, da Secretaria de Estado de Fazenda de Mato Grosso e da Prefeitura Municipal de Sorriso. Na empresa que trocou de contador sem receber os arquivos do anterior, o primeiro pedido é a devolução formal desse acervo.

Se um documento se perdeu de vez, o lançamento ganha uma nota explicando o que aconteceu, já que a escrituração precisa estar amparada em documentação. Um período refeito com as ressalvas à vista vale mais do que um número criado só para fechar o mês.

Aproveite a regularização para resolver o motivo do atraso. Quase sempre falta um caminho fixo para os documentos chegarem ao contador todo mês, com data de corte e um responsável na empresa. É esse caminho que sustenta o fechamento contábil mensal daqui para a frente.

Quanto tempo de atraso dá para recuperar

A lei não fixa um limite para refazer a escrituração, mas o trabalho aumenta com o tempo parado e com o que se perdeu no caminho. Dois anos sem lançamento e todos os extratos guardados costumam dar menos trabalho do que seis meses sem papel nenhum. É o diagnóstico que permite dizer, com franqueza, quanto esforço o caso pede.

Como a VGR ajuda

A VGR mapeia o atraso, refaz os períodos parados e transmite o que ficou pendente. O atendimento às empresas de Sorriso é digital, conduzido a partir do escritório de Dourados MS, com envio de documentos por canal combinado e conversa por WhatsApp, telefone ou vídeo. Se você preferir um encontro presencial, ele acontece no escritório de Dourados. Quanto tempo leva depende do período parado e do que ainda existe de documento, e nenhuma data é prometida antes desse levantamento.

Fale com um escritório de contabilidade em Sorriso para começar pelo diagnóstico. As outras situações que pedem um contador estão no índice.

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Fontes oficiais

Planalto, Código Civil, Planalto, Código Tributário Nacional, Planalto, Lei 10.426/2002

Material informativo, não substitui a análise do seu caso. Atualizado em 18 de outubro de 2026. Revisão técnica de Vagner Aparecido Florentino.